W celu oceny ryzyka zawodowego związanego z czynnikami organizacyjnymi, które w znaczący sposób mogą wpłynąć na wyniki oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy, należy sprawdzić zgodność organizacji pracy z wymaganiami prawa, zwracając szczególną uwagę na dokumenty odnoszące się do:

• kwalifikacji pracowników;
• szkolenia i informowania pracowników;
• badań lekarskich pracowników;
• instrukcji bezpiecznego wykonywania pracy;
• oceny zgodności maszyn i innych urządzeń technicznych z wymaganiami bezpieczeństwa;
• monitorowania stosowanych środków ochrony, w celu zapewnienia, że są one właściwie stosowane i że są skuteczne;
• stanu pomieszczeń pracy;
• organizacji czasu pracy, itp.;

Na podstawie analizy dostępnych dokumentów należy się upewnić, że wdrożono odpowiednie rozwiązania organizacyjne, zapewniające utrzymywanie zgodności z wymaganiami bezpieczeństwa i ochrony zdrowia.

Do oceny ryzyka zawodowego związanego z występowaniem w środowisku pracy czynników niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych zespół oceniający ryzyko zawodowe powinien zgromadzić przede wszystkim informacje umożliwiające określenie:

• Jakie zadania są realizowane na stanowisku pracy?
• Jakie czynności i w jaki sposób są wykonywane podczas realizacji tych zadań, a także jaki jest czas wykonywania tych czynności?
• Kto pracuje na ocenianych stanowiskach pracy, przy czym należy zwrócić uwagę na zidentyfikowanie tych pracowników, dla których ryzyko zawodowe związane z oddziaływaniem zagrożeń może być większe od przeciętnego, takich jak np. Kobiety w ciąży, młodociani, osoby starsze lub niepełnosprawni?
• Jakie maszyny i inne urządzenia techniczne są stosowane na stanowisku pracy?
• Jakie materiały są wykorzystywane w procesach technologicznych?
• Jakie zagrożenia zidentyfikowano na ocenianych stanowiskach pracy?
• Jakie środki ochrony są obecnie stosowane w celu ograniczenia związanego ze zidentyfikowanymi zagrożeniami ryzyka zawodowego?
• Czy i jakie wypadki przy pracy zarejestrowano na ocenianych stanowiskach pracy?
• Jaki jest poziom absencji chorobowej osób pracujących na ocenianych stanowiskach i jakie mogą być jej przyczyny?
• Jakie wymagania prawa i norm dotyczą ocenianego stanowiska pracy?

Informacje te można zebrać na podstawie analizy:

• dokumentacji odnoszącej się do wykorzystywanych na stanowisku maszyn i urządzeń,
• procedur technologicznych i instrukcji robocze,
• wyników pomiarów czynników zagrażających (szkodliwych i niebezpiecznych, a także uciążliwych), występujących na stanowisku pracy,
• wyników badań ankietowych odnoszących się do psychospołecznego środowiska pracy,
• dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy i zdarzeń potencjalnie wypadkowych,
• dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych i innych chorób związanych z pracą,
• dokumentacji dotyczącej szkoleń i badań lekarskich pracowników,
• rejestrów wypadków i chorób zawodowych,
• aktów prawnych i norm technicznych,

a także:

• obserwacji czynności, wykonywanych na stanowisku pracy (np. sprawdzenie, czy praca jest wykonywana zgodnie z ustalonymi procedurami),
• wywiadów z pracownikami.  

W procesie zbierania informacji można zidentyfikować występowanie niezgodności z wymaganiami obowiązującego prawa, takich jak na przykład brak wymaganych szkoleń pracowników, brak badań lekarskich, brak dokumentów potwierdzających zgodność stosowanych maszyn i urządzeń z wymaganiami bezpieczeństwa, brak wyników pomiarów czynników szkodliwych, które są niezbędne do właściwej oceny ryzyka zawodowego związanego z narażeniem na te czynniki, brak instrukcji bezpiecznego wykonywania pracy i/lub zaznajomienia z nimi pracowników, brak informacji o psychospołecznym środowisku pracy itp.

	Wynikiem tego etapu oceny ryzyka zawodowego jest zarówno pozyskanie informacji niezbędnych do oceny tego ryzyka, jak i identyfikacja  niezgodności z wymaganiami prawa na analizowanych obszarach.