Współpraca wymienionych jednostek notyfikowanych jest realizowana na podstawie przyjętego regulaminu, który określa zasady funkcjonowania Porozumienia w zakresie koordynacji działań związanych z prowadzeniem oceny zgodności środków ochrony indywidualnej. W regulaminie zostały określone obowiązki członków porozumienia i zadania CIOP-PIB jako jednostki koordynującej współpracę pomiędzy polskimi jednostkami notyfikowanymi w tym obszarze.

Spotkania przedstawicieli Porozumienia Polskich Jednostek Notyfikowanych odbywają się raz lub dwa razy w roku. W spotkaniach biorą udział przedstawiciele jednostek notyfikowanych wydelegowani przez najwyższe kierownictwo tych jednostek oraz w charakterze obserwatora osoby reprezentujące Ministerstwo Gospodarki. Na spotkania są zapraszani również przedstawiciele Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, organów wyspecjalizowanych prowadzących nadzór rynku w zakresie środków ochrony indywidualnej i organów celnych dopuszczających na rynek wspólnotowy środki ochrony indywidualnej, a także przedstawiciele organizacji zrzeszających producentów i dystrybutorów środków ochrony indywidualnej.


W zależności od potrzeb w ramach Porozumienia mogą być powoływane grupy robocze składające się z przedstawicieli jednostek notyfikowanych, posiadających kompetencje w ramach tej samej dziedziny technicznej. CIOP-PIB zapewnia funkcjonowanie sekretariatu Porozumienia i zajmuje się organizacją wszystkich spotkań odbywających się w ramach Porozumienia.

W Regulaminie Porozumienia ustalono, że przedstawiciel CIOP-PIB prezentuje wspólne stanowiska Porozumienia w kontaktach z Komitetem Horyzontalnym ds. Współpracy Jednostek Notyfikowanych w UE w zakresie środków ochrony indywidualnej i za pośrednictwem sekretariatu przekazuje wszystkim członkom Porozumienia informacje dotyczące ustaleń Komitetu Horyzontalnego.