W Polsce informacje o wypadkach przy pracy (z wyłączeniem indywidualnych gospodarstw rolnych) są zbierane przez Główny Urząd Statystyczny z wykorzystaniem statystycznej karty wypadku przy pracy (Z-KW). Badaniem statystycznym objęte są wszystkie wypadki przy pracy, jak również wypadki traktowane na równi z wypadkami przy pracy, niezależnie od tego czy w karcie wykazana została niezdolność do pracy, czy nie (z powodu np. hospitalizacji poszkodowanego, czy odmowy przyjęcia zwolnienia lekarskiego). Za jeden wypadek przy pracy liczy się wypadek każdej pracującej osoby, poszkodowanej w wypadku indywidualnym, jak również zbiorowym.

Badanie statystyczne wypadków przy pracy jest badaniem stałym, obowiązkowym i prowadzone jest metodą pełną. Jest ono w pełnym zakresie dostosowane do metodologii przyjętej w Europejskich Statystykach Wypadków przy Pracy (ESAW), przy czym w statystykach polskich rejestruje się więcej informacji niż minimum wymagane w statystykach europejskich.

Statystyczne badanie wypadków przy pracy obejmuje osoby poszkodowane w wypadkach przy pracy pracujące w jednostkach gospodarki narodowej, z wyjątkiem jednostek budżetowych prowadzących działalność w zakresie obrony narodowej i bezpieczeństwa publicznego, w których informacje dotyczą tylko pracowników cywilnych. Podmioty zobowiązane do składania statystycznej karty wypadku to osoby prawne, jednostki nie mające osobowości prawnej, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą – według jednostek lokalnych, a także indywidualne gospodarstwa rolne w zakresie pracowników najemnych ubezpieczonych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych – w przypadku wystąpienia wypadku przy pracy. Podmioty te, zgodnie z przepisami prawa mają obowiązek przekazać statystyczną kartę wypadku przy pracy po zatwierdzeniu protokołu powypadkowego lub karty wypadku.

Statystyczna karta wypadku zawiera wszystkie informacje przewidziane w Europejskich Statystykach Wypadków przy Pracy (ESAW) oraz szereg informacji dodatkowych, takich jak np. staż pracy i szkolenie poszkodowanego czy też szacunkowe straty materialne powodowane wypadkiem. Rejestrowane są również przyczyny wypadków przy pracy, które nie zostały dotychczas uwzględnione w statystykach europejskich.

Uzupełnieniem badania prowadzonego przez GUS są dane o wypadkach w indywidualnych gospodarstwach rolnych uzyskiwane z Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego; dotyczą one tylko tych wypadków, w wyniku, których poszkodowani otrzymali w danym roku jednorazowe odszkodowanie z tytułu stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu. Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego jest zobowiązana przekazywać do GUS dane zbiorcze ze sprawozdania KRUS-15 o wypadkach przy pracy rolniczej i chorobach zawodowych oraz o przyznaniu jednorazowych odszkodowań z tytułu wypadków przy pracy w indywidualnych gospodarstwach rolnych, co kwartał – do 20 dnia drugiego miesiąca po kwartale sprawozdawczym, do końca stycznia – za rok sprawozdawczy (np. 30 stycznia 2009 roku z danymi za 2008 rok).

W statystykach wypadków przy pracy wykorzystywane są również dane ZUS o liczbie i kwocie odszkodowań jednorazowych wypłaconych z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przekazuje do GUS informacje dotyczące osób prowadzących działalność pozarolniczą oraz współpracujących przy prowadzeniu takiej działalności w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych. Są to dane zagregowane – w formie elektronicznej – o liczbie i kwocie odszkodowań jednorazowych wypłaconych z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, przekazywane do GUS w terminie 45 dni po kwartale i ok. 49 dni po roku sprawozdawczym (np. 18 lutego 2009 roku z danymi za 2008 rok).

Statystyczną kartę wypadku przy pracy Z-KW sporządza się w dwóch egzemplarzach na podstawie zatwierdzonego protokołu powypadkowego, sporządzonego według wzoru określonego w przepisach prawa, w którym stwierdzono, że wypadek jest wypadkiem przy pracy lub wypadkiem traktowanym na równi z wypadkiem przy pracy lub na podstawie karty wypadku, również sporządzonej według wzoru określonego w przepisach [20]. Jeden egzemplarz statystycznej karty wypadku przy pracy, z wyjątkiem jej części II (uzupełniającej), pracodawca przekazuje do urzędu statystycznego właściwego dla województwa, na którego terenie znajduje się siedziba pracodawcy, nie później niż w terminie 14 dni roboczych od dnia, w którym został zatwierdzony protokół powypadkowy lub w którym sporządzono kartę wypadku. Wypełnioną część II statystycznej karty wypadku przy pracy pracodawca przekazuje nie później niż z upływem 6 miesięcy od daty zatwierdzenia protokołu powypadkowego. Drugi egzemplarz statystycznej karty wypadku przy pracy pracodawca przechowuje, wraz z protokołem powypadkowym, w prowadzonej dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy, przez 10 lat.

Za pomocą statystycznej karty wypadku przy pracy gromadzi się informacje dotyczące:

• pracodawcy, u którego zdarzył się wypadek przy pracy (działalność gospodarcza, wielkość przedsiębiorstwa);
• osoby poszkodowanej (nazwisko, płeć, data urodzenia, narodowość, status zatrudnienia, zawód, godziny przepracowane od podjęcia pracy do wypadku, staż na stanowisku pracy, szkolenie);
• skutków wypadku przy pracy (znanych w momencie wypełniania karty, jak i rzeczywistych skutkach wypadku, takich jak rodzaj urazu, umiejscowienie urazu, niezdolność do pracy w dniach kalendarzowych, straty czasu pracy innych osób, szacunkowe straty materialne spowodowane wypadkiem;
• przebiegu i okoliczności wypadku przy pracy (położenie geograficzne miejsca wypadku, data, godzina, proces pracy, miejsce powstania wypadku, ogólna charakterystyka miejsca wypadku, czynność wykonywana przez poszkodowanego w chwili wypadku, czynnik związany z czynnością wykonywaną przez poszkodowanego w chwili wypadku, wydarzenie będące odchyleniem od stanu normalnego, czynnik związany z odchyleniem, wydarzenie powodujące uraz, źródło urazu)
• przyczyn wypadku.

Przyczyny wypadku rejestrowane w statystykach polskich są definiowane jako wszelkie braki i nieprawidłowości, które bezpośrednio lub pośrednio przyczyniły się do powstania wypadku, związane z czynnikami materialnymi (technicznymi), z ogólną organizacją pracy w zakładzie lub organizacją stanowiska pracy oraz związane z pracownikiem. Klasyfikacja przyczyn wypadku ujmuje kategorie związane z ogólną organizacją pracy, organizacją i wyposażeniem stanowiska pracy, technologią, a przede wszystkim z działaniami pracownika, a w szczególności:

• niewłaściwy stan czynnika materialnego (wyróżnia się tu 19 podkategorii)
• niewłaściwa ogólna organizacja pracy (15 podkategorii)
• niewłaściwa organizacja stanowiska pracy (7 podkategorii)
• brak lub niewłaściwe posługiwanie się czynnikiem materialnym przez pracownika (9 podkategorii)
• nieużywanie sprzętu ochronnego przez pracownika (4 podkategorie)
• niewłaściwe samowolne zachowanie się pracownika (8 podkategorii)
• stan psychofizyczny pracownika nie zapewniający bezpiecznego wykonania pracy (6 podkategorii)
• nieprawidłowe zachowanie się pracownika(9 podkategorii).

Zwraca uwagę fakt, że aż pięć spośród ośmiu kategorii w tej klasyfikacji odnosi się do różnego rodzaju nieprawidłowości w wykonywaniu zadań przez pracownika. Ma to niewątpliwy wpływ na rejestrowanie przyczyn wypadków przy pracy i wyniki analiz danych statystycznych, z których co roku odczytać można, że ok. 45% przyczyn wypadków jest związanych ze sposobem realizacji tych zadań przez pracownika i jego postępowaniem.

Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zbiera dane o wypadkach przy pracy rolniczej osób ubezpieczonych w KRUS oraz analizuje informacje o chorobach zawodowych ubezpieczonych na podstawie otrzymywanych wniosków o jednorazowe odszkodowanie z tytułu stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu bądź śmierci wskutek choroby zawodowej. Zgodnie z prawem każdy wypadek przy pracy rolniczej powinien być zgłoszony do właściwej jednostki organizacyjnej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Resztę postępowania powypadkowego przeprowadzają pracownicy Kasy. Zgodnie z rozporządzeniem każdy zgłoszony wypadek umieszczany jest w rejestrze zgłoszeń wypadków, który zawiera:

• datę i sposób zgłoszenia wypadku;
• nazwisko i imię osoby zgłaszającej wypadek;
• datę, godzinę i miejsce wypadku;
• dane identyfikacyjne poszkodowanych w wypadku obejmujące:
• nazwisko i imię,
• adres miejsca zamieszkania;
• krótki opis okoliczności wypadku;
• nazwisko i imię pracownika Kasy rejestrującego zgłoszenie wypadku;
• inne informacje, dotyczące wypadku uznane za niezbędne.

Po przeprowadzeniu postępowania powypadkowego, które w szczególności obejmuje ustalenie okoliczności i przyczyny wypadku, pracownicy Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego sporządzają protokół powypadkowy.

Dane o wypadkach przy pracy rolniczej i chorobach zawodowych rolników są okresowo publikowane przez KRUS (publikacja: Wypadki przy pracy i choroby zawodowe rolników oraz działania prewencyjne KRUS w … roku, http://www.krus.gov.pl/zadania-krus/prewencja/wypadki-przy-pracy-rolniczej/), a także przekazywane instytucjom współpracującym, w tym GUS.